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8 consejos sobre productividad y gestión del tiempo para asesores

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Para los mejores asesores, la clave para aumentar la productividad radica en primero tener claros sus objetivos y estrategias comerciales, antes de comenzar a implementar técnicas de administración del tiempo. Pasan tiempo trabajando en su negocio, para establecer una dirección sobre cómo trabajarán de manera más eficiente en él.

Tienen una visión clara para los próximos cinco años, y eso impulsa las estrategias y actividades en las que se enfocarán para lograr sus metas. Para algunos asesores, su visión es pasar más tiempo con sus familias y relajarse fuera del negocio. Para ellos, una mayor eficiencia significa mantener sus niveles actuales de ventas y servicio, con menos esfuerzo. Para otros, el objetivo puede ser hacer crecer significativamente su práctica, por lo que el aumento de la productividad y la administración del tiempo son un medio para llegar a más clientes, ofrecer mejores experiencias a los clientes y generar más ventas.

No importa cuáles sean sus objetivos personales y comerciales, el aumento de la productividad puede mejorar la satisfacción y permitirle crear la práctica de sus sueños. Siga leyendo para conocer los 8 consejos principales sobre cómo mejorar la gestión del tiempo y la productividad general.

Consejo n. ° 1: sea proactivo

El día de un asesor se compone de cientos de decisiones, grandes y pequeñas. Para muchos asesores, muchas de esas decisiones se toman de forma instintiva, sin pensarlo mucho. Estas respuestas reactivas a los eventos emergentes pueden parecer inofensivas en el momento ("Puedo ocuparme de esto yo mismo, solo me tomará un segundo") pero, con el paso de los días y las semanas, pueden sumar una gran pérdida de tiempo. Cuanto más consciente e intencional sea acerca de cada decisión, más podrá concentrarse en las cosas que importan, delegando tareas de menor valor al personal o la tecnología. Las tareas de bajo valor aún deben ser tratadas, pero no siempre por ti.

Consejo # 2: Trabaja estratégicamente

Cuanto más defina objetivos y sistemas para sus esfuerzos de marketing y ventas, más proactivo será. Sus actividades diarias tendrán un propósito y estarán alineadas en la dirección que necesita para alcanzar su visión y sus metas. Por lo tanto, en lugar de adoptar un enfoque de marketing disperso (tal vez realizar un seminario un trimestre y incursionar en el correo directo al siguiente), cree metas anuales, desarrolle un calendario de marketing, defina todas las tareas necesarias para lograr sus metas. Y use un CRM para ayudarlo a cumplir su plan más fácilmente.

Consejo n. ° 3: tenga un plan para manejar el correo electrónico y los mensajes de texto

No es inusual que los asesores reciban cien o más correos electrónicos todos los días. Incluso si se toma treinta segundos para lidiar con cada uno de ellos, eso suma alrededor de una hora al día, tiempo que probablemente no genera ingresos. Por lo tanto, tiene sentido implementar una estrategia sobre cómo manejará los mensajes entrantes. Algunos asesores reservan bloques de tiempo para el correo electrónico (como, a primera hora, almuerzo, final del día), lo que garantiza que no se distraigan de otras actividades. También es una buena idea hacer uso de las reglas de correo electrónico para enrutar automáticamente los mensajes a carpetas y mantener limpia su bandeja de entrada.

Consejo n. ° 4: documentación del cliente

En lugar de reinventar la rueda cada vez que incorpora un nuevo cliente, cree un conjunto de documentos de aspecto profesional que pueda entregarle. Debe explicar los pasos del proceso de incorporación, comunicar cómo pueden obtener ayuda, con qué frecuencia esperar el contacto y cómo será. También es una buena idea incluir una sección de preguntas frecuentes.

Estos documentos que se dejan atrás reducen la ansiedad del cliente sobre qué esperar, aumentan su confianza en usted y en el proceso. Te hacen lucir profesional y eso confirma que han tomado una buena decisión. Los documentos remanentes también reducen la cantidad de tiempo que tiene que dedicar a ayudar a cada nuevo cliente a través del proceso de incorporación.

Consejo n. ° 5: bloqueo de tiempo

En lugar de responder de manera reactiva a cada solicitud del cliente o tarea imprevista a medida que se presenta, determine cuánto tiempo dedicará cada día a actividades de menor valor (como manejar correos electrónicos, hacer investigación de productos, respuestas de redes sociales). No es que estas actividades no son importantes y no tienen que abordarse, pero desde el punto de vista de la gestión del tiempo, desea limitar la cantidad de esfuerzo que dedica a ellos cada día; de lo contrario, pueden alejarlo de las actividades de alto valor del cliente que lo benefician a usted y sus clientes más. Independientemente de cómo bloquee su tiempo, asegúrese de que cada segmento de tiempo esté dedicado a una tarea específica y colóquelo en su calendario de CRM.

Cuando se trata de bloqueo de tiempo semanal, algunos asesores solo reservan reuniones con clientes los martes, miércoles y jueves. Usan los lunes para planificar y preparar, y los viernes para terminar las cosas que surgieron durante la semana.

Consejo n. ° 6: Sea diligente en la gestión de reuniones

Las reuniones efectivas con los clientes son cruciales para su éxito, pero si no tiene cuidado con la forma en que lleva a cabo esas reuniones, pueden dañar su productividad.

Desde el punto de vista de la gestión del tiempo, es importante establecer límites sobre la duración de las reuniones. Cíñete a esos tiempos. Sea flexible en cuanto a satisfacer las necesidades del cliente, pero reconozca que no todas las reuniones deben ser cara a cara. Algunos asesores solo trabajan en línea y nunca se reúnen con clientes; tenga en cuenta que esta es una estrategia extrema y requiere que esté preparado para aceptar solo clientes que deseen trabajar de esta manera. Otros asesores determinan estratégicamente el tipo y la frecuencia de reuniones que ofrecerán para cada uno de sus segmentos de clientes. Por lo tanto, los clientes "A" pueden tener varias reuniones cara a cara cada año. Los clientes "B" pueden obtener uno. Y los "C" y "D" pueden tener reuniones en línea con Zoom, Facetime u otra aplicación de videoconferencia.

Consejo n. ° 7: utilice un CRM específico para asesores para tomar notas y grabar llamadas

Las mejores prácticas de productividad nos dicen que debemos asegurarnos de capturar ideas y tareas de seguimiento en el momento en que ocurren. De esa forma no se olvidan. En lugar de garabatear notas en un trozo de papel, introdúzcalas en su CRM. Adjúntelos al archivo de cliente correspondiente para que sean más fáciles de encontrar más adelante. Cree las tareas necesarias para el seguimiento y asígnelas al miembro del personal correspondiente. Ahorrará el tiempo que habría dedicado a buscar sus notas y su productividad mejorará porque sus grandes ideas no se perderán.

Consejo n. ° 8: utilice la tecnología para liberarse de la oficina

La tecnología actual permite a los asesores trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento. Si aún no ha dado el salto, puede ahorrar tiempo y trabajar de manera más eficiente mediante la transición a un CRM basado en la nube. Le permitirá acceder a los datos de sus clientes y encontrar soluciones para los clientes donde y cuando los encuentre. Además, dejar de usar papel con una práctica digital lo hará más eficiente al mismo tiempo que hace el bien para el medio ambiente.

Concluyendo

La productividad mejorada comienza con claridad a un alto nivel sobre lo que desea de su negocio. Una vez que haya determinado su enfoque, puede implementar estrategias de productividad y administración del tiempo como el bloqueo del tiempo, la adopción de tecnología y la documentación completa para encontrar más horas en el día y hacer que cada una de ellas valga más para su negocio.

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