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¿Cómo arrancar un proyecto de modernización de su Core de Seguros? Parte 1

Artículo

Este artículo es el primero de una serie de tres partes que terminará con la publicación de un nuevo eBook: ¿Cómo construir el caso de negocios para la modernización del seguro de vida?

En esta entrega, expondremos errores y oportunidades para observar en el lanzamiento de su modernización, basados en nuestros 25 años de experiencia en la industria. Asegúrese de suscribirse a continuación, para ser notificado cuando los siguientes artículos y el eBook sean publicados.

La necesidad de modernizar es bien comprendida por los ejecutivos de aseguradoras de vida. Pero el proceso para lograr la modernización es complejo. Los proyectos pueden tomar 2-5 años para completarse y los costos pueden ser significativos. Seleccionar el enfoque adecuado y el mejor proveedor no siempre es fácil –especialmente ya que pocos ejecutivos tienen mucha experiencia con este tipo de transformaciones.

Es por eso que, después de 25 años trabajando en proyectos de modernización, hemos decidido compartir nuestra experiencia y ayudar a que las organizaciones eviten errores de planificación en la modernización, así como también ofrecer algunos atajos para el éxito que pueden mejorar el proceso.

Paso Uno: Prepara el escenario para el Éxito – el arranque del negocio (kick-off)

En esta primera fase exploratoria del proceso, tanto los Ejecutivos de Negocios y los de TI comienzan informalmente a recopilar información a través de investigaciones en línea, conferencias, y conversaciones con compañeros, expertos o asociados.

Para asegurar acuerdos entre las partes interesadas y alineación con la visión corporativa, es importante definir una estrategia general para la modernización de la administración de pólizas – identificando las metas claves y las prioridades (p.e. incrementar la conversión o desarrollar nuevos productos) lo que guiará a la organización a través de su transformación.

3 Errores a evitar durante la fase de lanzamiento.

1. Falta de alineación en los objetivos

Una pregunta central al comienzo de cualquier modernización es “¿Qué estamos tratando de hacer aquí?”

Los líderes de negocios y los de TI deberían tener diferentes metas, diferentes visiones, y pueden no estar alineados en términos de presupuesto y tiempos. Por ejemplo, los líderes de negocios pueden querer un PAS moderno para todas las líneas de negocios en una línea de tiempo relativamente corta. Los de TI no se sienten que tienen los recursos y en su lugar sugieren un enfoque escalonado.

Así también, diferentes partes interesadas pueden llegar a tener visiones diferentes sobre los puntos sobre si migrar los libros de negocios cerrados y cuánto riesgo implicaría hacerlo. Para algunas compañías, el tema de cómo y cuándo acabar con los sistemas heredados es polémico.

En cualquier caso, debe establecerse un acuerdo sobre puntos claves antes de avanzar al paso de selección del proveedor. De otra forma, los criterios de evaluación pueden no estar claramente definidos, lo que dificulta lograr un acuerdo sobre con cuáles proveedores trabajar.

2. Cómo reconciliar las metas prácticas vs las visionarias

Algunas compañías se enfocan estratégicamente en inversiones a corto plazo, en proyectos más pequeños, con resultados claros. Por ejemplo, cambios regulatorios como el IFRS 17, que requieren atención inmediata, puede implicar trabajar duramente para mantener el alcance del proyecto pequeño y contener los costos.

Esta apuesta contrasta con un enfoque más visionario que busca llevar los beneficios de la transformación digital a todos los productos, lo que supondrá adoptar un proyecto más grande en un período de tiempo más largo.

Las compañías no están claras acerca de cuál enfoque adoptarán, corren el riesgo de caer en costos descontrolados, pérdida de compromiso o fallas en la ejecución de los beneficios esperados.

3. Depuración del compromiso durante los días difíciles de un proyecto

Las metas y la estrategia deben abordarse, y el enfoque o plan acordado por todas las partes interesadas, al comienzo del proyecto. De lo contrario, surgen conflictos, puede haber resultados inesperados y tomarse extraños caminos. La motivación y el compromiso con el objetivo final pueden debilitarse si hay demasiadas dificultades durante el proceso y baja participación al comenzar.

Incluso con las distracciones en la participación y nuevas prioridades que emergen, a menudo surgen durante la duración de un proyecto. Las compañías requieren monitorear, administrar y garantizar regularmente, la alineación continua con las metas y estrategias para evitar desviaciones del propósito original.

Atajos para el éxito: involucra las partes interesadas claves de modo adecuado desde el comienzo

Los proyectos de modernización son transformadores. Su impacto sobre una organización no puede ser sobreestimado. Es fundamental lograr la aceptación de todos los ejecutivos, para obtener las ventajas de toda la empresa.

En muchas compañías, la exploración inicial de lo que implicaría la modernización y las opciones que hay, lo lleva a cabo el equipo de TI. Ellos invertirán cuando mucho un año o dos recopilando información sobre soluciones potenciales. No sorprendería que tiendan a ver cada nueva oportunidad bajo la óptica de la tecnología y en el contexto de la situación actual de la infraestructura de TI de la empresa.

Lo que a veces se pierde es que las soluciones disponibles en el mercado son muy distintas entre sí y todas tienen deficiencias en ciertas áreas. Esto significa que las empresas deberían tener líderes de operaciones y de negocios involucrados desde el comienzo, para que todas las perspectivas y necesidades del negocio sean consideradas durante el proceso de selección del proveedor.

Involucrar a las partes interesadas claves temprano en el proceso de búsqueda ayuda a establecer el nivel correcto de expectativas para las presentaciones y demostraciones de proveedores. Transmite a todos la confianza de que el equipo e selección ha considerado todo lo que está disponible en el mercado.

Preguntas claves a considerar en el lanzamiento:

  • ¿Qué quiere obtener con este proyecto: ingresos, ahorro en costos, mejoras de proceso/eficiencia, reducción de riesgos?
  • ¿Tiene Ud. un compromiso ejecutivo?
  • ¿Cuál es el plazo?
  • ¿Cuánto está dispuesto a gastar?
  • ¿Cuál es el alcance de la modernización?
  • ¿Con cuáles líneas de producto o Sistemas de Legado arrancará?
  • ¿Necesitará migrar su información al nuevo sistema?
  • ¿Están todos los interesados representados e involucrados al comienzo del proyecto?
  • ¿Ha planificado la comunicación y el proceso de gestión del cambio para informar adecuadamente al equipo de apoyo que se verá afectado?

Resumiendo

El lanzamiento inicial de un negocio que involucre el proceso de modernización es fundamental para asegurar el éxito de su proyecto. Asegúrese de involucrar a los interesados en el proceso y defina el alcance de su iniciativa. De esa forma, se asegurará de que su participación se mantenga fuerte y las fechas de entrega no se alarguen.

Armadas con requisitos claros, definidos durante la etapa del lanzamiento, las compañías serán capaces de crear RFIs y RFPs más efectivos y eficientes (requerimientos de información y de la propuesta), tema de nuestro próximo artículo de esta serie.

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