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8 Conseils en matière de productivité et de gestion du temps pour les conseillers

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Pour les meilleurs conseillers, la clé d'une productivité accrue réside dans le fait qu'ils doivent d'abord définir clairement leurs objectifs et leurs stratégies commerciales, avant de commencer à mettre en œuvre des techniques de gestion du temps. Ils passent du temps à travailler SUR leur entreprise, afin de définir une direction pour travailler plus efficacement DANS l'entreprise.


Ils ont une vision claire pour les cinq prochaines années, et cela oriente les stratégies et les activités sur lesquelles ils vont se concentrer pour atteindre leurs objectifs. Pour certains conseillers, leur vision consiste à passer plus de temps avec leur famille et à se détendre en dehors de l'entreprise. Pour eux, une efficacité accrue signifie maintenir leur niveau actuel de vente et de service, avec moins d'efforts. Pour d'autres, l'objectif peut être de développer considérablement leur cabinet : l'augmentation de la productivité et la gestion du temps sont donc un moyen d'aller au-devant d'un plus grand nombre de clients, d'offrir une meilleure expérience au client et de réaliser plus de ventes.

Quels que soient vos objectifs personnels et professionnels, une productivité accrue peut améliorer votre satisfaction et vous permettre de créer le cabinet de vos rêves. Vous trouverez ci-dessous 8 conseils pour améliorer votre gestion du temps et votre productivité globale.

Conseil n°1 : Soyez proactif

La journée d'un conseiller est constituée de centaines de décisions, petites et grandes. Pour de nombreux conseillers, beaucoup de ces décisions sont prises instinctivement, sans beaucoup de réflexion. Ces réactions aux événements émergents peuvent sembler inoffensives sur le moment ("Je peux m'en occuper moi-même, cela ne prendra qu'une seconde") mais, au fil des jours et des semaines, elles peuvent s'additionner et entraîner une perte de temps considérable. Plus vous êtes conscient et intentionnel à propos de chaque décision, plus vous serez en mesure de vous concentrer sur les choses qui comptent - déléguant des tâches de moindre valeur au personnel ou à la technologie. Les tâches de faible valeur doivent encore être traitées, mais pas toujours par vous.

Conseil n°2 : Travailler de manière stratégique

Plus vous définissez des objectifs et des systèmes pour vos efforts de marketing et de vente, plus vous serez proactif. Vos activités quotidiennes auront un but et seront alignées sur la direction que vous devez prendre pour atteindre votre vision et vos objectifs. Ainsi, plutôt que d'adopter une approche éparpillée en matière de marketing - peut-être en organisant un séminaire un trimestre et en publiant les objectifs annuels suivants dans un courrier direct -, élaborez un calendrier de marketing, définissez toutes les tâches nécessaires pour atteindre vos objectifs. Et utilisez un CRM pour vous aider à respecter votre plan plus facilement.

Conseil n°3 : Ayez un plan pour gérer les courriels et les textes

Il n'est pas rare que les conseillers reçoivent une centaine de courriels ou plus chaque jour. Même si vous prenez trente secondes pour traiter chacun d'entre eux, cela représente environ une heure par jour, ce qui ne génère probablement pas de revenus. Il est donc logique de mettre en place une stratégie de traitement des messages entrants. Certains conseillers réservent des blocs de temps pour le courrier électronique (comme, en premier lieu, le déjeuner, la fin de la journée), ce qui leur permet de ne pas se laisser distraire par d'autres activités. Il est également judicieux d'utiliser les règles de messagerie électronique pour acheminer automatiquement les messages dans des dossiers et garder votre boîte de réception propre.

Conseil n° 4 : documentation pour les clients

Plutôt que de réinventer la roue à chaque fois que vous embarquez un nouveau client, créez un ensemble de documents d'aspect professionnel que vous pourrez lui remettre. Ce document doit expliquer les étapes du processus d'embarquement, indiquer comment ils peuvent obtenir de l'aide, à quelle fréquence ils doivent s'attendre à être contactés et à quoi cela ressemblera. Il est également judicieux d'inclure une section FAQ.
Ces documents laissés en suspens réduisent l'anxiété des clients sur ce à quoi ils doivent s'attendre, augmentent leur confiance en vous et dans le processus. Ils vous donnent l'air professionnel et confirment qu'ils ont pris une bonne décision. Les documents d'accompagnement réduisent également le temps que vous devez consacrer à aider chaque nouveau client au cours du processus d'intégration.

Conseil n°5 : Bloquer du tempsg

Au lieu de répondre de manière réactive à chaque demande d'un client ou à chaque tâche imprévue au fur et à mesure qu'elle se présente, déterminez le temps que vous consacrerez chaque jour à des activités de moindre valeur (comme le traitement des courriers électroniques, la recherche de produits, les réponses aux médias sociaux.) Ce n'est pas que ces activités ne soient pas importantes et ne doivent pas être traitées, mais du point de vue de la gestion du temps, vous voulez limiter les efforts que vous y consacrez chaque jour, sinon elles peuvent vous empêcher de vous consacrer aux activités de grande valeur qui vous profitent le plus, à vous et à vos clients. Quelle que soit la manière dont vous bloquez votre temps, assurez-vous que chaque tranche de temps est consacrée à une tâche spécifique et inscrivez-la dans votre calendrier de gestion de la relation client.

En ce qui concerne le blocage hebdomadaire du temps, certains conseillers ne réservent les rendez-vous avec leurs clients que le mardi, le mercredi et le jeudi. Ils utilisent le lundi pour la planification et la préparation, et le vendredi pour terminer les choses qui sont arrivées en cours de semaine.

Conseil n°6 : Faites preuve de diligence dans la gestion des réunions

Des réunions efficaces avec les clients sont essentielles à votre réussite, mais si vous ne faites pas attention à la façon dont vous les menez, elles peuvent en fait nuire à votre productivité.

Du point de vue de la gestion du temps, il est important de fixer des limites à la durée des réunions. Respectez ces délais. Faites preuve de souplesse pour répondre aux besoins des clients, mais reconnaissez que toutes les réunions ne doivent pas nécessairement se dérouler en face à face. Certains conseillers ne travaillent qu'en ligne et ne rencontrent jamais leurs clients - gardez à l'esprit qu'il s'agit d'une stratégie extrême qui exige que vous soyez prêt à n'accepter que les clients qui souhaitent travailler de cette manière. D'autres conseillers déterminent de manière stratégique le type et la fréquence des réunions qu'ils proposeront pour chacun de leurs segments de clientèle. Ainsi, les clients "A" peuvent obtenir plusieurs réunions en face à face chaque année. Les clients "B" peuvent en obtenir un. Et les clients C et D peuvent obtenir des réunions en ligne en utilisant Zoom, Facetime ou une autre application de réunion vidéo.

Conseil n°7 : utilisez un CRM spécifique au conseiller pour prendre des notes et enregistrer les appels

Les meilleures pratiques en matière de productivité nous disent de veiller à saisir les idées et les tâches de suivi au moment où elles se produisent. Ainsi, elles ne sont pas oubliées. Plutôt que de griffonner des notes sur un bout de papier, saisissez-les dans votre CRM. Attachez-les au dossier client concerné pour qu'elles soient faciles à retrouver plus tard. Créez les tâches nécessaires au suivi et attribuez-les au membre du personnel concerné. Vous gagnerez du temps que vous auriez passé à rechercher vos notes et votre productivité s'en trouvera améliorée, car vos grandes idées ne passeront pas inaperçues.

Conseil n° 8 : utilisez la technologie pour vous libérer du bureau

La technologie actuelle permet aux conseillers de travailler partout et à tout moment. Si vous n'avez pas encore fait le saut, vous pouvez gagner du temps et travailler plus efficacement en passant à un CRM basé sur le cloud. Il vous permettra d'accéder aux données de vos clients et de trouver des solutions pour eux, où et quand vous les rencontrez. En outre, le passage à une pratique numérique sans papier vous rendra plus efficace tout en faisant du bien à l'environnement.

Conclusion

L'amélioration de la productivité commence par la clarté, à un niveau élevé, de ce que vous attendez de votre entreprise. Une fois que vous avez déterminé votre objectif, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies de gestion du temps et de productivité telles que le blocage du temps, l'adoption de technologies et une documentation complète pour trouver plus d'heures dans la journée, et faire en sorte que chacune d'elles ait plus de valeur pour votre entreprise.

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