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Ce que tout distributeur d'assurance devrait savoir sur les systèmes de gestion des agences

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À la suite de l’acquisition de Solutions AGEman par Equisoft, nous avons rencontré François Levasseur, vice-président sénior, Canada chez Equisoft, pour parler de ce qui se passe avec les canaux de distribution indépendants, mais aussi des avantages des systèmes de gestion d’agence pour les agents généraux, les comptes nationaux et les conseillers.

Dirigeant chevronné, François cumule plus de 17 ans d’expérience en matière de technologies financières chez Equisoft, mais aussi à titre de chef de la direction de Kronos Technologies et auprès d’autres fournisseurs de logiciels de services financiers.

Q: Quels sont les plus grands défis des distributeurs à l’heure actuelle?

Les agents généraux et les comptes nationaux sont des entreprises qui ont besoin de données, mais qui évoluent dans un environnement partiellement numérique. Alors qu’ils accumulent une quantité phénoménale de données à traiter et à analyser, lesquelles exigent une intervention, ces processus se font encore manuellement dans bien des cas. Et les demandes se font en version papier.

Ensuite, il faut saisir manuellement les renseignements, puis les traiter et les faire approuver. Dans le processus de prise en charge des nouveaux clients, il y a des tâches qui ne sont pas automatisées (comme le suivi sur les questions paramédicales).

Très souvent, le versement des commissions, la gestion des réclamations et le service à la clientèle ne sont pas aussi rapides, fluides et conviviaux qu’ils pourraient l’être.

Les distributeurs espéraient que les données provenant des assureurs réduiraient les interventions manuelles nécessaires – mais jusqu’à présent, l’évolution est lente.

En fait, les distributeurs veulent des solutions qui automatiseront plus de processus, réduiront les erreurs et accéléreront les flux de travail. De plus, ils veulent pouvoir accéder facilement à toutes les données, en temps réel, et utiliser des solutions efficaces pour les exploiter, le but étant d’offrir une expérience hors pair aux clients comme aux conseillers.

Tous les agents généraux et les comptes nationaux souhaitent tirer parti des données pour attirer et retenir plus de conseillers. Avec l’arrivée de nouveaux modèles de distribution, comme les robots-conseillers, les agents généraux ont un rôle de moins en moins important à jouer dans le traitement des polices. Conséquence : les conseillers ont de moins en moins besoin de ce genre de service, qui fait partie de la proposition de valeur traditionnelle des agents.

Dans cet écosystème où s’opère une transformation numérique, les distributeurs doivent donc trouver de nouveaux moyens d’apporter de la valeur aux conseillers. Aujourd’hui, les conseillers misent de plus en plus sur les partenariats avec des organisations qui peuvent les aider à stimuler leurs affaires.

Q: Pourriez-vous expliquer en quoi consiste un système de gestion d’agence et quelle est son utilité pour les distributeurs?

Les bons systèmes de gestion d’agence permettent aux distributeurs d’utiliser plus efficacement les données et les processus qui sont au cœur leurs activités – flux de données des assureurs, traitement des demandes, souscription et données paramédicales, mais aussi versement des commissions et suivis automatisés. Ils visent à faciliter la gestion des activités au quotidien.

Depuis 30 ans, AGEman – maintenant propriété d’Equisoft –, s’est forgé une marque qui a fait d’elle un chef de file dans l’industrie des produits financiers et des services de distribution. Notre portail de gestion d’agence met à la disposition des agents généraux d’excellentes technologies qui offrent entre autres les caractéristiques uniques nommées ci-dessous.

Traitement automatisé des demandes

Les agents généraux et les comptes nationaux doivent être en mesure de traiter au jour le jour les nouvelles demandes acheminées par les conseillers. Notre processus perfectionné de gestion des dossiers accélère la souscription pour les distributeurs.

Appelée Equisoft/centralize, cette solution leur permet de saisir les demandes de police, que ce soit manuellement ou à l’aide des données de l’assureur. Ensuite, ils transmettent ces demandes à l’assureur pour qu’il les approuve et qu’elles puissent entrer en vigueur – ce sont donc les distributeurs qui mènent le processus de bout en bout.

Versement simplifié des commissions

Grâce à Equisoft/centralize, les agents généraux et les comptes nationaux peuvent verser plus rapidement les commissions, moyennant moins de manipulations. Cette solution est assortie d’un barème de commissions plus complexe et plus solide que celui des autres systèmes, parce qu’on peut y établir un nombre illimité de hiérarchies.

Dans le système de gestion d’agence, les distributeurs peuvent traiter les commissions et saisir tous les renseignements requis – au lieu de faire le versement manuellement.

Mise à jour automatique des taux

Le système Equisoft/centralize se démarque des systèmes concurrents en ce qu’il met continuellement à jour les taux et les produits des différentes compagnies d’assurance. Avec les autres solutions de gestion d’agence, les distributeurs doivent établir un taux initial, puis en faire le suivi et le modifier manuellement.

Notre équipe met systématiquement à jour tous les renseignements de l’assureur, notamment les taux, dans Equisoft/centralize. Pour les agents généraux, tout est automatisé – cela représente donc un gain considérable d’efficacité, mais aussi un risque moindre d’erreur.

Suivi automatisé

La solution Equisoft/centralize fait le lien avec les services paramédicaux et les assureurs au moyen de flux de données. Elle facilite ainsi la souscription, tient les données à jour et permet donc d’automatiser et d’accélérer des processus qui autrement prendraient beaucoup de temps.

Equisoft/centralize utilise un ensemble complexe d’algorithmes permettant d’automatiser les activités de suivi. Par exemple, si une exigence imposée par une compagnie d’assurance ou de soins paramédicaux n’a pas été remplie, que par conséquent un conseiller ne reçoit aucune rémunération pour la police concernée, AGEman crée automatiquement une tâche et l’assigne à un gestionnaire de dossiers, puis envoie un courriel au conseiller pour boucler la boucle.

L’avis et la tâche passent directement par le portail d’AGEman, alors les conseillers peuvent les voir quand ils ouvrent une session. AGEman peut également leur envoyer un message texte, ce qui accélère encore l’établissement des polices.

La gestion des polices devient donc très fluide, parce que le conseiller, le gestionnaire de dossiers et l’assureur travaillent ensemble pour traiter les demandes.

En résumé, Equisoft/centralize réduit le nombre d’interventions manuelles de la part des agents généraux pour qu’une police puisse entrer en vigueur, ce qui est avantageux pour les distributeurs. Nous proposons des processus automatisés et des processus de gestion des dossiers inégalés, avec lesquels les agents généraux peuvent, en toute confiance et exactitude, traiter les demandes tout en offrant un excellent service aux conseillers, leurs clients.

Q : Donc, le système de gestion d’agence procure des gains d’efficacité, est facile à utiliser et améliore l’expérience des conseillers.

Equisoft/centralize est une solution conviviale très avantageuse pour les agents généraux et les comptes nationaux. Quantité de distributeurs reçoivent encore des demandes papier que les conseillers leur envoient par la poste. Ensuite, les agents généraux doivent tout saisir manuellement.

Equisoft/centralize automatise en grande partie ce processus, ce qui le rend plus efficace pour les distributeurs et améliore l’expérience des conseillers.

Exactitude des données

Le système de gestion d’agence assure l’exactitude des données parce qu’il compare les renseignements entrés manuellement avec les données provenant de l’assureur. Il signale toute erreur et la corrige.

Par exemple, un agent général catégorise un client comme fumeur, et les données de l’assureur indiquent plutôt qu’il s’agit d’un fumeur occasionnel. Les données de l’assureur faisant autorité, l’information saisie par l’agent peut être corrigée en tout temps. Ainsi, tous les agents généraux disposent des renseignements les plus récents.

En ayant accès à des données exactes, transmises automatiquement, les agents généraux passent moins de temps à les gérer, et peuvent se concentrer sur leur croissance.

Toutes ces données recèlent des occasions pour les conseillers. Elles leur permettent de savoir quels clients, en fonction des produits qu’ils ont déjà achetés, pourraient être ciblés pour des ventes croisées ou incitatives. Par exemple, le système peut indiquer au conseiller qu’un client détenant une assurance vie temporaire à 20 ans pourrait être intéressé par une assurance maladie grave.

Q : Pourquoi l’intégration des outils d’arrière-guichet aux outils de première ligne est-elle importante?

La beauté d’Equisoft/centralize, c’est que comme nous l’avons conçu selon une architecture ouverte, il s’intègre à d’autres solutions, ce qui s’inscrit tout à fait dans la vision d’Equisoft, qui souhaite que tout le monde puisse avoir accès à plus de données pour offrir des services mieux adaptés aux besoins de leurs clients.

Chez Equisoft, nous avons recours à ce type d’intégration pour que les renseignements puissent circuler de nos outils de ventes et d’analyse de produits de gestion du patrimoine et de nos outils d’assurance de première ligne jusqu’au système Equisoft/centralize.

Par la suite, des données provenant d’autres produits peuvent être partagées avec Equisoft/centralize, et vice versa. L’intégration d’Equisoft/centralize à nos autres solutions nous permet d’offrir encore plus de valeur aux agents généraux et aux comptes nationaux.

Q : Quel est le rôle des technologies dans l’évolution de la relation entre les agents généraux et les agences générales associées?

La relation entre ces deux intervenants a évolué depuis quelques années. Selon le modèle traditionnel, les agents généraux sont les seuls à échanger des données avec les assureurs. Ils reçoivent les demandes des agences générales associées (AGA), saisissent les données dans leur système d’arrière-guichet et envoient le tout à l’assureur. Ce sont les agents généraux et les assureurs qui gèrent le processus d’approbation à partir de là.

Les AGA n’ont donc pas accès à leurs données une fois qu’elles sont parvenues aux agents généraux. Il est donc difficile de s’informer de l’état d’une police auprès de l’assureur, ou de savoir ce qu’il faut faire pour qu’une police soit établie. Les données appartiennent aux agents généraux, et les AGA souhaiteraient avoir plus d’autonomie dans ce domaine pour pouvoir gérer la rémunération et le versement des commissions, entre autres.

Les AGA ont encore besoin des agents généraux, pour de nombreuses raisons – lien avec les assureurs, supervision de la conformité, etc. –, elles vont même parfois jusqu’à saisir une autre fois les renseignements des demandes dans leurs propres systèmes, après les avoir envoyées aux agents généraux, pour y avoir accès plus tard. Or, ce travail en double n’est efficace pour personne. Les AGA gagneraient plutôt à investir leurs ressources dans la vente, sans compter que cela fait grimper les coûts dans la chaîne de valeur.

La bonne nouvelle, c’est que les agents généraux ont conscience de l’utilité du partage des données avec les AGA et qu’ils veulent que ça se concrétise. La relation entre les deux est donc appelée à changer, une transformation qui sera facilitée par la technologie.

Chez Equisoft, nous voulons relier les acteurs de l’industrie entre eux et faire en sorte qu’ils puissent répondre mutuellement à leurs besoins en misant sur le partage des données et la collaboration. Nous contribuons à améliorer les relations entre les agents généraux et les AGA en leur donnant gratuitement accès à un centre de données quand ils choisissent la solution Equisoft/centralize.

Ainsi, ils peuvent tous accéder à ces données et en tirer parti – que les agents généraux utilisent Equisoft/centralize comme solution d’arrière-guichet ou non, pourvu que les fournisseurs concernés donnent leur consentement.

Soulignons que le partage de données n’entraîne pas la fin de la relation entre les agents généraux et leur AGA. Si les agents généraux simplifient et automatisent les processus manuels inefficaces, les AGA pourront consacrer plus de temps et d’énergie à la stimulation des ventes.

Selon nous, c’est dans l’intérêt supérieur de toutes les parties prenantes – assureurs, agents généraux, AGA et fournisseurs d’arrière-guichet – de comprendre l’importance du partage de données et de faire ce qu’il faut pour favoriser la croissance des agents généraux comme des AGA.

Q: Comment Equisoft contribue-elle à la transformation numérique des canaux de distribution indépendants?

Depuis 25 ans, Equisoft propose des solutions logicielles novatrices dans le secteur de la distribution de l’assurance vie. Grâce à Equisoft/centralize, l’entreprise peut maintenant mettre son expertise, son dévouement et ses solutions avant-gardistes au service des agents généraux et des comptes nationaux.

Nous pouvons donc aider les agences indépendantes dans des sphères qui constituent la base de leurs activités : le traitement des dossiers, la gestion des polices et la gestion des relations avec les conseillers.

Equisoft/centralize est une solution résolument moderne, basée sur des règles. Elle s’insère parfaitement dans notre gamme de produits. C’est parce que nous l’avons intégrée à Equisoft/analyze pour conseillers, notre outil de première ligne servant à l’optimisation des portefeuilles, à notre application électronique qui génère les soumissions et les illustrations de polices ainsi qu’aux portails clients qui font partie de notre solution Equisoft/apply.

Composante essentielle de la nouvelle proposition de valeur numérique des agents généraux et des comptes nationaux, notre solution outille les distributeurs pour qu’ils puissent mieux aider les conseillers à mettre leur cabinet sur la voie de la prospérité.

Cette solution permet de cibler les occasions pour les conseillers, de simplifier le traitement des nouveaux contrats et de payer plus rapidement les conseillers. Globalement, elle aide toutes les parties prenantes à atteindre leur finalité ultime : réaliser les objectifs financiers de leurs clients.

Equisoft/centralize fait de nous un fournisseur de logiciels de demain, et un partenaire de confiance au sein du marché de la distribution, parce que notre solution de bout en bout s’adresse à tous les intervenants, où qu’ils se trouvent dans le cycle de vie des polices.

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