Oracle Insurance Policy Administration (OIPA)

Comment démarrer la modernisation de votre système d'administration de polices : Partie 3.

Article

Cet article est le dernier d’une série de trois qui culminera dans un nouveau ebook sur la valeur de la modernisation en assurance. Dans cette partie, nous mettons à profit nos 25 années d’expérience pour faire un survol des dangers et des occasions à surveiller entre l’évaluation et l’approbation ultime de votre projet.

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De l’évaluation à l’approbation du projet

Ça y est, vous avez défini les exigences de l’entreprise pour votre projet de modernisation et trouvé des fournisseurs prometteurs grâce à un processus efficace de demandes de renseignements (DR) et de demandes de propositions (DP). Mais la partie n’est pas encore gagnée. Les prochaines étapes de la sélection des fournisseurs sont cruciales. Il ne s’agit plus de recueillir de l’information, mais bien de s’assurer que le candidat peut réellement tenir ses promesses.

Si vous ne confirmez pas que votre fournisseur détient un solide historique de mise en œuvre, vous exposez votre projet à des retards, à des problèmes de déploiement et à des dépassements de coûts… voire même à un échec total.

Pour éviter ce triste sort, profitez des connaissances que nous avons acquises en 25 ans de travail sur ce type de projets, notamment en matière d’évaluation des compétences des fournisseurs.

Première étape : évaluez les capacités de développement logiciel et d’intégration

Une fois le processus de DP terminé, la prochaine étape consiste à évaluer la solution logicielle du fournisseur et sa capacité à la déployer. L’idée est de vérifier si les réponses données dans sa proposition tiennent la route.

C’est là que vous distinguerez la réalité de la fiction ou du vœu pieux. Au lieu de croire le fournisseur sur parole, vous vérifierez ce qu’il a accompli et ce qu’en pensent ses clients.

Pour ce faire, il est important de préparer une liste de questions à poser aux anciens clients afin de déterminer si le fournisseur est à la hauteur de ses prétentions.

Ce que vous devez chercher à savoir :

  • Comment s’est déroulée la relation?
  • Était-ce agréable de travailler avec ce fournisseur? L’équipe qui a travaillé sur le dossier était-elle expérimentée?
  • A-t-il respecté le budget et l’échéancier?
  • Son plan de mise en œuvre était-il bien réfléchi? Couvrait-il toutes les éventualités?
  • A-t-il satisfait ou dépassé les attentes en tous points?

Bien des entreprises omettent complètement de s’informer sur les capacités d’intégration. Elles mettent ainsi leur projet à risque, car même le meilleur des produits n’est pas à l’abri d’un échec si l’installation n’en est pas digne. Posez des questions sur les compétences, l’expertise et le taux de réussite de l’équipe. Ne négligez pas non plus les outils et les capacités de migration des données du fournisseur potentiel; vous atténuerez ainsi les risques de perte ou de corruption de vos données lors du passage au nouveau système.

Si possible, demandez des exemples concrets. Tâchez de savoir si des problèmes imprévus sont survenus en cours de projet. Quelle en était la cause? Quelle a été la réaction du fournisseur?

Cette enquête n’est pas qu’une simple vérification des références. C’est votre meilleure chance de savoir si les résultats réellement obtenus correspondent à ce que le fournisseur se targue d’offrir. C’est votre chance de confirmer que les candidats restants sont de bons partenaires à long terme, qui peuvent livrer ce dont vous avez besoin, et d’éliminer ceux qui font miroiter de fausses promesses.

Il vaut mieux en avoir le cœur net maintenant, avant d’entreprendre les étapes plus prenantes du processus de sélection, dont la preuve de concept.

Ô surprise : la nouvelle plateforme pourrait durer aussi longtemps que l’ancienne

Selon notre expérience, les entreprises négligent souvent l’un des aspects les plus importants pour la sélection efficace d’un fournisseur : elles jugent la capacité d’un candidat à répondre à leurs besoins d’aujourd’hui, alors qu’elles devraient s’interroger sur l’utilité et la pertinence de sa solution dans 20 ans.

N’oubliez pas que l’ancien système que vous cherchez à remplacer a probablement servi pendant une trentaine d’années, voire plus. Il est donc logique d’envisager l’utilisation du prochain système pour une durée semblable.

Dans cette optique, il faut voir au-delà de vos besoins actuels en considérant par exemple :

  • la solidité et la flexibilité de la plateforme;
  • la stabilité et la taille de l’équipe de développement;
  • l’adaptation du soutien à vos besoins futurs;
  • l’aptitude du fournisseur à maintenir et à faire évoluer le système tout au long de son cycle de vie.

Tirer le maximum des démonstrations de fournisseurs

Après avoir évalué les capacités logicielles et d’installation, on invite les fournisseurs à faire la démonstration de leur plateforme en action. Mais pas de n’importe quelle façon.

Nos clients nous disent qu’ils n’apprennent pas grand-chose en écoutant des fournisseurs débiter leur « cassette » – la démonstration qu’ils présentent à tous les clients potentiels pour mettre leurs forces en valeur.

Le meilleur moyen de tirer parti de la démo d’un fournisseur, c’est de créer soi-même le scénario auquel ils devront répondre. Le fournisseur est alors forcé de se préparer pour un scénario qui représente votre situation particulière, et non une situation de son choix qui le fait bien paraître. L’avantage est double : vous voyez clairement ce qu’il est capable de faire et sa façon d’y arriver, et la quantité d’efforts déployée vous éclaire sur le sérieux de sa démarche.

Conseil : séparez la démo informatique de la démo commerciale

Une bonne partie de nos travaux de modernisation sont effectués dans le but délibéré d’unir les équipes des affaires et des TI, pour leur permettre de collaborer avec plus d’efficacité et d’efficience. Pourquoi donc séparer les deux camps durant la démo?

À cette étape du processus, l’entreprise commence à se pencher sur les détails qui sont importants pour ses activités. Les démos de TI sont techniques et touchent toutes sortes de critères qui ne concernent pas les unités d’affaires. Les responsables informatiques ont besoin de leur propre forum pour évaluer la technologie et les capacités du fournisseur. Une démo axée précisément sur les TI est alors la meilleure façon pour eux de s’assurer que les critères qui leur importent seront satisfaits. Leur choix de fournisseur dépendra de leur conviction que l’assistance technique sera offerte, que la sécurité ne sera pas un problème, et que les ressources de TI ne seront pas trop sollicitées.

De même, on veut que les responsables des affaires et leurs équipes adoptent aussi le projet. La dernière chose qu’on souhaite, c’est qu’ils formulent leurs objections plus tard dans le processus, ou même durant le projet lui-même, parce qu’ils n’ont pas eu la chance de les présenter plus tôt. En séparant la démo informatique de la démo commerciale, on évite d’alourdir la rencontre avec une multitude de questions techniques qui ne sont d’aucune utilité pour les unités d’affaires.

Élaborez une preuve de concept optimale

Après les démonstrations, la meilleure pratique consiste à retenir deux finalistes pour une preuve de concept : on leur demandera de créer une solution qui prouve leur aptitude à atteindre les buts du projet.

Vous devrez alors décider si les deux fournisseurs participeront à l’épreuve. Une double participation coûte plus de temps et d’argent, mais réduit les risques d’erreur grave durant la mise en œuvre. Elle vous dote essentiellement d’un plan A (le candidat numéro un) et d’un plan B (celui qui serait apte à remplacer le premier en cas de problème).

Notons toutefois qu’il peut être contre-productif de demander simultanément plusieurs preuves de concept. Si l’équipe de l’assureur n’est pas en mesure d’en traiter plus d’une à la fois, il vaut mieux commencer avec celle d’un premier candidat, quitte à se tourner vers le second en cas d’échec.

Conseil : limitez l’ampleur de la preuve de concept

Comme nous l’avons vu à la phase de DR/DP, les entreprises font souvent l’erreur d’en demander trop au fournisseur. Pour la DP, l’erreur consistait à poser un trop grand nombre de questions, ce qui alourdissait inutilement le travail de tout le monde. Dans le cas présent, il s’agit de demander un prototype si complet qu’il oblige le fournisseur à réaliser la quasi-totalité du projet. C’est une tâche trop accaparante non seulement pour le fournisseur, mais aussi pour votre propre entreprise, avant même que le projet soit approuvé.

Il est préférable de définir trois fonctionnalités clés que le fournisseur pourra offrir sans consacrer trop de temps au développement ou à la configuration. Adaptez-les à vos propres produits, en demandant par exemple « Calculez les primes de mes polices d’assurance vie universelle indexée d’ACME (ACME SIUL) » ou « Générez les exigences de souscription en fonction de ma grille de critères ».

Pour tester la réaction du fournisseur quand il est hors de sa zone de confort, demandez-lui aussi trois fonctionnalités dont vous croyez qu’il ne dispose pas actuellement. Vous verrez ainsi ce dont il est capable quand on lui demande une tâche personnalisée ou une configuration plus complexe.

Conseil : rémunérez les fournisseurs pour la preuve de concept

Si vous rémunérez les fournisseurs pour le travail qu’ils effectuent à l’étape de la preuve de concept, ils n’auront pas d’excuse pour en omettre une partie ou pour livrer une mauvaise prestation. Règle générale, on prévoit par fournisseur 1 % à 2 % du coût total du projet, soit 100 000 $ à 200 000 $ pour un projet de 10 M$.

Faites approuver le projet

La dernière étape du processus consiste à obtenir le feu vert pour votre projet de modernisation. Le niveau d’approbation requis variera en fonction de la taille de votre projet et de votre entreprise. Comme ce type de projet peut représenter des millions de dollars d’investissement sur plusieurs années, il doit généralement recevoir l’aval de multiples parties, notamment le conseil d’administration.

En montant votre dossier d’analyse, considérez tous les aspects de la solution proposée : le prix, les échéances et les modalités de migration des données, mais aussi la stabilité à long terme de la plateforme et du fournisseur. Tenez compte des mesures quantifiables comme les coûts, les économies prévues et les hausses de revenus potentielles, mais pensez aussi aux bénéfices intangibles, comme l’autonomisation des unités d’affaires et la réduction de leur dépendance au service des TI pour la modification de produits.

(Notre futur ebook portera sur la préparation d’un dossier solide pour un projet de modernisation. Abonnez-vous ci-dessous et nous vous aviserons de sa parution.)

Conseil : montez un dossier d’analyse convaincant qui va au-devant des préoccupations potentielles

Dans bien des cas, les entreprises sous-estiment à quel point il est difficile de décrocher les approbations requises. En raison de la quantité d’impondérables, il n’est pas toujours facile de préparer un dossier assez convaincant pour la direction. Et le fait que le secteur de l’assurance repose par définition sur la réduction des risques n’aide en rien.

Pour cette raison, les dirigeants tendent d’emblée à éviter les risques liés à d’imposantes dépenses, à la perturbation des activités quotidiennes durant une période prolongée ou la migration des données sensibles. Autant de raisons qui font de la préparation d’un dossier gagnant une tâche difficile – mais pas impossible.

Pour simplifier le processus d’approbation, prenez soin d’anticiper, lors de la sélection, les doutes que pourraient soulever les décideurs. Cherchez des fournisseurs dont les solutions contrebalancent les risques connus. Et invitez le fournisseur à participer à la présentation devant la direction. Il pourra alors expliquer ses tactiques d’élimination des risques et aider à quantifier les avantages de la nouvelle plateforme.

Conclusion

La sélection du bon fournisseur pour votre projet de modernisation n’a pas à être risquée. Suivez nos conseils, fruit de 25 années d’expérience en modernisation, pour simplifier votre démarche et éviter les pièges. Si vous préparez et exécutez adéquatement les étapes du lancement, de la DP, de l’évaluation et de l’approbation, non seulement vous économiserez du temps et des efforts, mais vous ferez ultimement un meilleur choix de partenaire.

La qualité de votre processus de sélection déterminera celle de votre projet de modernisation. En choisissant le bon partenaire pour les bonnes raisons, vous aurez l’assurance d’atteindre les objectifs clairement définis de votre projet, dans le respect de l’échéancier et du budget.

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