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Les 5 facteurs de réussite de la transformation numérique

Article

Afin d’aider les assureurs vie à comprendre la modernisation des systèmes d’administration des polices – ses principaux facteurs, les défis de l’implantation et les clés du succès –, Equisoft a demandé à Novarica de mener une étude auprès d’assureurs ayant entrepris un processus de modernisation.

De la planification à l’implantation, cette étude brosse un portrait actuel de la manière dont les DTI du secteur de l’assurance vie abordent les défis de la modernisation des systèmes d’administration des polices et vous donne des pistes pour tirer parti de leur expérience.

Voici le troisième et dernier article d’une série portant sur les trois grands thèmes couverts par l’étude :

Première partie : Les 3 principaux moteurs de changements technologiques pour les assureurs vie

Deuxième partie : Les 4 défis à surmonter pour une modernisation des systèmes d’administration des polices réussie

Troisième partie : Les 5 facteurs de réussite d’une transformation numérique

Toutes les conclusions de l’étude sont présentées dans le rapport intégral, que vous pouvez télécharger ici :

Histoires de transformation : l’implantation de systèmes de base modernes chez les assureurs vie

La modernisation de votre système central d’administration des polices est un travail générationnel : il s’agit d’un projet d’envergure qui touchera tous les aspects de l’organisation et qui durera au moins 20 ans. Il est crucial que les leaders qui entament un tel projet prennent les bonnes décisions aujourd’hui, ou bien ils risquent de léguer un héritage empoisonné à ceux qui suivront. Dans notre étude, nous avons découvert cinq facteurs clés de réussite :

1. La planification initiale

Combien de temps doit-on consacrer à la planification d’un projet qui s’échelonnera sur plusieurs années et qui aura des conséquences durables sur l’organisation?

L’étude menée par Novarica et Equisoft a démontré hors de tout doute que l’un des facteurs de réussite les plus importants était le temps et l’énergie consacrés à la planification initiale. L’étude a aussi souligné l’importance de prendre le temps qu’il fallait pour planifier, puisque le projet aura des conséquences sur l’entreprise pendant plus de 20 ans.

La planification a duré neuf mois. Nous avons rassemblé les ressources et nous nous sommes assurés que les employés étaient conscients de ce que nous faisions en interne. Cette phase a été cruciale. Il faut aussi obtenir l’adhésion de la direction. Les dirigeants doivent souhaiter la modernisation, appuyer la transformation et comprendre la valeur à en tirer. On parle de transformer toute une organisation : il faut convaincre les gens d’embarquer.

Commentaire d’un DTI ayant participé à l’étude

Pour une planification réussie, il faut effectuer une bonne analyse de rentabilité, la communiquer clairement à tous les décideurs et veiller à ce qu’ils adhèrent à notre vision. La clé, c’est d’harmoniser les objectifs du projet aux objectifs existants de l’entreprise. Et il sera plus facile de convaincre les principaux décideurs si ces derniers voient la façon dont le projet s’inscrit dans leur vision d’avenir pour l’organisation.

La communication est cruciale. La transparence est un autre élément non négociable. Sans elle, vous ne recevrez pas les commentaires ciblés dont vous avez besoin pour anticiper et contourner les problèmes potentiels. Une véritable adhésion de la part des décideurs ne sera jamais possible sans une bonne compréhension des risques et des bénéfices. Les projets les plus fructueux font de ce processus de partage et d’adhésion un plan de gouvernance et de gestion du changement avant même le commencement du projet.

2. Les ressources

L’un des volets essentiels à la réussite du plan global est un bon plan des ressources qui ciblera non seulement les ressources internes en matière d’expertise et d’expérience nécessaires au projet, mais aussi leurs lacunes. Le plan indiquera comment ces lacunes seront comblées – par l’embauche de nouveaux employés, de conseillers ou de fournisseurs qui viendront enrichir l’équipe. En impliquant les responsables du système en amont et en aval, et en les informant des détails du projet et de ce qu’ils signifient pour eux, vous vous assurez qu’ils vous aideront à cibler tous les problèmes potentiels et toutes les améliorations possibles.


Pour préparer cette transformation, nous avons réuni des représentants de la souscription, du service à la clientèle et des ventes. Nous avons fait appel à un animateur externe. La question était : qu’est-ce qui complique votre travail? Nous avons obtenu 1 500 notes autocollantes avec des points à améliorer. Nous en avons déjà traité 900. » Les équipes de projet qui réussissent fixent des paramètres avant de commencer et se basent sur ceux-ci dans leurs communications avec la direction.

Commentaire d’un DTI ayant participé à l’étu

3. La vision de l’entreprise

La vision de l’entreprise désigne le processus visant à examiner votre situation, à cerner les problèmes et à imaginer ce à quoi ressemblera votre entreprise une fois la transformation terminée. Lorsque vous aurez déterminé le résultat final souhaité, vous pourrez déterminer vos capacités et vos flux de travail futurs.

En avançant dans le processus, vous pourrez songer aux nouvelles capacités qu’offrira un système moderne. Ne maintenez pas les anciens flux de travail dans votre nouvelle réalité. Essayez plutôt d’éliminer les anciens processus et de profiter de tous les avantages des nouveaux systèmes.

À mesure que vous élaborez votre vision, n’oubliez pas d’établir vos priorités. Il ne sera peut-être pas possible de réaliser votre solution de bout en bout dans la première phase du projet, alors concentrez-vous sur les éléments essentiels pour amorcer le travail.

4. Définir et limiter la portée du projet

Il existe de nombreuses approches en matière de modernisation, de la méthode « big bang », autrefois courante, au nouveau processus itératif, qui gagne en popularité aujourd’hui. Pour la plupart des assureurs qui souhaitent amorcer leur modernisation et en voir les bénéfices à court terme, la clé est de choisir un nombre limité de produits à moderniser et de consacrer la première phase du projet à l’implantation d’une nouvelle solution de système d’administration des polices. De plus, pour accélérer l’implantation, il est préférable d’éviter les solutions sur mesure autant que possible. Idéalement, il vaut mieux commencer par des solutions de logiciels-services infonuagiques prêtes à l’emploi. Comme ces solutions sont basées sur des règles et sont extrêmement flexibles (nul besoin de modifier le code), elles permettent aux organisations de déployer leur système et d’en prendre le contrôle rapidement.

5. La migration de données

Pour profiter pleinement du potentiel de RCI découlant de la modernisation de vos systèmes d’administration des polices, vous devez vous départir de tous vos systèmes désuets. C’est pourquoi vous devez savoir transférer les polices vers le système cible à partir des anciennes plateformes.

De nombreuses compagnies d’assurance font souvent l’erreur de ne pas planifier la conversion des données dès le début du projet. Si on attend à la toute fin, cette étape est souvent négligée, car il reste peu de temps et de ressources pour effectuer la migration correctement. D’autres fois, les entreprises croient qu’il s’agit d’une tâche facile qui peut être effectuée à l’interne. Elles se butent alors à des problèmes liés au manque d’expérience, à des outils inadéquats et à une forte sous-estimation de l’ampleur et de la complexité de la tâche.

Une meilleure méthode serait de réaliser une analyse du bloc d’affaires pour déterminer le nombre de systèmes en jeu, les types de produits et leur complexité, le volume de polices ainsi que la différence entre polices selon les systèmes. Cette analyse sera le point de départ pour déterminer quand et comment effectuer les migrations, et pour quels produits. En somme, il faut établir une stratégie de conversion adaptée à l’environnement et entièrement intégrée au plan global de modernisation.

En résumé

Voici certains des facteurs de réussite de la modernisation des systèmes d’administration des polices cités par les dirigeants ayant participé à l’étude :

  • S’assurer que l’entreprise est prête pour la modernisation
    • Obtenir l’adhésion des décideurs et de l’organisation
    • Communication de gestion du changement
  • Imaginer de nouveaux processus
    • Ne pas maintenir les anciens processus dans le nouvel environnement
  • Comprendre les besoins en matière de ressources
    • Tenir compte du nouveau portrait des ressources dans chaque service
  • Réaliser une analyse du bloc d’affaires
    • Comprendre ses objectifs de conversion et planifier en conséquence

Consultez le rapport intégral pour en savoir plus sur l’expérience de modernisation des DTI. Vous pouvez aussi regarder la webdiffusion animé par des experts d’Equisoft, de Novarica et d’Oracle pour en savoir plus sur les facteurs de réussite et les principaux points à retenir.

Ne ratez pas les autres webinaires de la série Equisoft Accelerate. Vous y apprendrez comment réussir vos projets de modernisation.

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